La oficina de virtual para el siglo XXI

El sector de las asesorías y de las gestorías ha evolucionado rápidamente en los últimos años por los cambios de hábitos en las necesidades de los clientes y por los requerimientos de las administraciones, cada vez más complejos.

El asesor David Jiménez Orte, con una dilatada trayectoria profesional dentro del sector de gestión de despachos, vio la necesidad de dar pasos tecnológicos que faciliten el trabajo a asesores, clientes y empleados y ha creado una oficina digital que no solo hace contabilidad, sino que se encarga de la gestión interna, en la que se aúna el trabajo de los compañeros, las necesidades de los clientes, los documentos y las tareas.

«No hacemos solo contabilidad», puntualizó el economista, «los clientes no quieren que solo les hagas el IVA necesitan un trato cercano y lo que al principio era rentable con internet para las asesorías ahora ya no resulta tan rentable»David Jiménez

En este escenario se fragua Goal 360 la oficina virtual que se ha desarrollado con tecnologías punteras y el funcionamiento de algoritmos para dar una respuesta a las necesidades de las asesorías y gestorías del siglo XXI. 

Ha nacido con elemento diferenciador que es el de ser «cliente céntrica», explica su creador, es decir que ha pasado por distintas fases en su fase de creación, en la que los potenciales clientes han sido los que han confirmado aquellas funcionalidades que sirven y han eliminado otras que no resultan necesarias.

El modelo de creación ha sido el del método lean start-up, en el que se plantea una hipótesis que se mide, su resultado se implementa si es válido o bien se modifica y se vuelve a medir.

El equipo de Goal 360 arrancó con el proyecto tecnológico de aplicación web en 2019, tras comprobar que se necesitaba una herramienta más avanzada para el trabajo diario. 

Se observó que la mayoría de los software eran antiguos y requerían de formación, además de ser costosos y con un inconveniente añadido, el de una ausencia de escalabilidad para solucionar problemas que se presenten en el futuro.

La herramienta que han desarrollado es una web que no requiere de instalación por parte de aquellos que la quieren utilizar, a la que acceden directamente a través de internet.

Para ello se ha hecho uso de distintas tecnologías. Como lenguaje de programación del servidor se ha usado Node.js, porque es más rápido y eficiente en la ejecución de operaciones, emplea un modelo de operaciones sin bloqueo que permite manejar múltiples solicitudes de manera simultánea.

Además, utiliza dos tipos de bases de datos, Postgresql y Redis, esta última tiene una memoria con una capacidad destacada para recuperar datos de forma rápida y eficiente. Ofrece un modelo de mensajería Pub-Sub, que permite suscribirse a canales específicos y recibir mensajes. 

Toda la aplicación está desplegada sobre contenedores Docker, que facilitan a los desarrolladores y a los administradores de sistemas crear y gestionar contenedores de forma rápida y eficiente. Esta última tecnología otorga un entorno seguro y estable para los datos de los despachos.

Para el almacenamiento de los ficheros y datos de los despachos, se ha empleado buckets de Amazon S3, que son contenedores virtuales optimizados para el almacenamiento de ficheros en la nube, porque proporcionan una manera organizada y escalable para almacenar y gestionar este tipo de archivos. 

David explica que se ha empleado una tecnología puntera para hacer una programación propia que permite poner en marcha una oficina digital donde se «convive en un ecosistema altamente conectado». 

Metodologías

A su vez facilita la utilización de distintos roles de usuarios, con información privada entre ellos, la creación de obligaciones formales que generan trabajos en la metodología Kanban, a la que se ha dotado de la funcionalidad drap&drop para ser sencilla e intuitiva.

La comunicación interna de la plataforma entre los empleados y también con los clientes se realiza con un chat que tiene notificaciones push y que goza de la ventaja para enviar mensajes instantáneos, a la vez que agiliza la comunicación interna y externa del despacho.

Una de las singularidades de esta herramienta ha pasado por una fase de validación que se prolongó durante un año. En la misma se puso en marcha una simulación del producto, a modo de problema-solución que sirvió de ensayo y para detectar las necesidades y los problemas del sector.

Los promotores crearon desde cero una simulación web de la aplicación que se distribuyó entre diferentes oficinas y despachos con distintas tareas, como son las oficinas de seguros, agencias y abogados, en la que inicialmente se comprobó la existencia de la necesidad de control interno y de digitalización.

En esta fase se plantearon las hipótesis que se fueron validando para entrar posteriormente en la fase de producción que permitió testear el funcionamiento entre los clientes.

David Jiménez explica que para la instalación y la puesta en funcionamiento de esta herramienta web se ha ido despacio y se ha creado una start up, integrada por socios que se han encargado de la programación, expertos en marketing y conocedores del sector de las asesorías para su comercialización.

Su creador confirma que el resultado final responde a los objetivos que se persiguieron en los inicios, entre los que destaca la funcionalidad, la seguridad y robustez, la estabilidad y durabilidad de los sistemas y procesos, a la vez que se obtiene una rentabilidad económica al automatizar todas las tareas porque se ha ganado en eficiencia.